Fax

Mit Ihrer Cloud PBX können Sie sich das klassische Faxgerät sparen. Die Faxfunktion ermöglicht den Versand von digitalen Faxen gleichermaßen wie deren Empfang. Neben einer E-Mail-Adresse brauchen Sie lediglich eine Nebenstelle mit Faxnummer. In unserem Beispiel lautet sie TESTNUMMER.

1. FAX TO MAIL UND SENDFAX

1.1 Faxservice einrichten

Haben Sie die Faxeinstellungen gewählt, klicken Sie auf +ZIELRUFNUMMER HINZUFÜGEN (1), geben die Ziel-E-Mail-Adresse (2) und den gewünschten Dateityp (3) an (hier: pdf), in dem das Fax als E-Mail gesendet werden soll. Unter Punkt (4) aktivieren Sie die E-Mail-Zustellung für ein- und ausgehende Faxe sowie für den Sendebericht. Danach bestätigen Sie mit ✓ ZIEL ERSTELLEN (5).

💡 Wichtig: Aktiveren Sie die Faxfunktion (rot umrandet) und beachten den nächsten Punkt Faxempfang durch Rufumleitung.

1.2 Faxempfang durch Rufumleitung

Damit die Nebenstelle nun Faxe empfangen und als E-Mail weiterleiten kann, klicken Sie bitte bei Anrufeinstellungen auf Rufumleitung (1) und dort auf + RUFUMLEITUNG HINZUFÜGEN (2). Danach legen Sie Bedingungen fest, wann die Weiterleitung erfolgen soll. Falls dies IMMER der Fall sein soll, wählen Sie “Ständig” (3a) und “Wenn nicht verfügbar” (3b). Letzte Bedingung greift, falls die Nebenstelle nicht registriert ist. Eine weitere Bedingung wäre Wenn besetzt. Anschließend klicken Sie rechst auf die drei kleinen Punkte (4a bzw. 4b) und wählen im sich öffnenden Menü den rotumrandeten Punkt “Zu Fax2Mail weiterleiten” (5).

Die überflüssige Zeile “Weitergeleitet zu Nummer” können Sie einfach entfernen.

Danach sollte die “Fax2Mail-Rufumleitung” so aussehen:

1.3 Faxe versenden

Auch für den Versand von Faxen ist es erforderlich, im Menüpunkt Faxeinstellungen die Funktion zu aktivieren (1). Klicken Sie anschließend auf das Tastatursymbol (2) und den dann erscheinenden Sende-Fax-Button. Im neuen Menü Sende Fax tragen Sie bitte die Faxnummer (3) ein und wählen für die zu übertragenden Informationen die Qualität aus (4). Wichtig ist im Feld Seitenkopf die Eingabe der Fax- oder Absenderkennung (5). Viele Fax-Empfänger blockieren Faxe, die überhaupt keine Absender-Kennung besitzen aus Angst vor unerwünschter Fax-Werbung.

Bei Inhalt (6) können Sie Ihre Nachricht in Textform eingeben. Darunter besteht die Möglichkeit eine Datei auszuwählen (7), die dann als Fax übertragen wird. Sind alle Angaben gemacht, klicken Sie abschließend auf SENDEN (8).

1.4 Konversationen

Im Menuüpunkt Konversationen können Sie sehen, welche Faxe Sie versendet bzw. erhalten haben. Mit Filtern können Sie den Zeitraum eingrenzen. Außerdem besteht hier die Möglichkeit, die Faxe herunterladen.

1.5 Fax-Konfiguration als Administrator

Wenn Sie als Administrator eingeloggt sind, können Sie jede Ihrer Nebenstellen individuell konfigurieren (ohne sich als diese anzumelden). Klicken Sie dafür im Menü PBX-Konfiguration den Unterpunkt Nebenstellen (1) und wählen die entsprechende aus:

Im Reiter FAX TO MAIL UND SENDFAX können Sie die gleichen Punkte konfigurieren, wie unter den Faxeinstellungen: +ZIELRUFNUMMER HINZUFÜGEN (1), Ziel-E-Mail-Adresse (2) eingeben und den Dateityp (3), in dem das Fax als E-Mail gesendet werden soll, auswählen. Unter Punkt (4) aktivieren Sie die E-Mail-Zustellung für ein- und ausgehende Faxe sowie für den Sendebericht. Der Abschluss erfolgt mit ✓ ZIEL ERSTELLEN (5).

💡 Wichtig: Aktiveren Sie auch hier die Faxfunktion (rot umrandet) und beachten den Punkt Faxempfang durch Rufumleitung.

Auslaufend ist der untere Menüpunkt Kundendetails (1). Noch können Sie auch hier die Nebenstelle konfigurieren, die als Faxgeräte betrieben werden soll. Klicken Sie dafür unter Einstellungen auf Subscriber (2) und wählen bei der betreffenden Nebenstelle ganz rechts Einstellungen (3).

Unter dem Punkt “Call Forwards” können Sie bestehende Fax2Mail-Rufumleitungen einsehen und editieren:

Gleiches gilt für die Konfiguration der Faxeinstellungen, die Sie unter “Fax Features” finden.

Auch hier können Sie die “Fax2Mail and Sendfax-Funktionen” an- und ausschalten, indem bei Active ein Häkchen gesetzt wird (yes) oder eben nicht (no).

2. Mail2Fax

Mit dieser Funktion können E-Mails als Fax versendet werden.

2.1 Aktivierung unter Kundendetails (als Admin)

Zuvor muss der Administrator unter Kundendetails für die entsprechende Nebenstelle das Feature aktivieren und einige Einstellungen vornehmen:

Die Fax2Mail- und die Mail2Fax-Funktion müssen aktiviert werden. => Setzen Sie in beiden Feldern “Active” den Wert “yes” [1]

Aktivieren Sie einen Secret Key (aktuell ist dieser mandatory!), hier “1_2_3_4_5_6” [2]

Falls Sie diesen zeitweilig erneuern möchten, tragen Sie die Zeitspanne ein und die Mailadresse, die dazu informiert werden soll [3].

Unabhängig davon muss Punkt [4], die ACL (Access Control List), definiert werden:

Hier tragen Sie Berechtigungen zum Faxversandt ein. Neben einer oder mehreren E-Mailadressen, können die IP-Adresse (oder Bereich) des Absenders sowie zulässige Zielrufnummern eingetragen werden. Mit der Zeichenkombination “.*” sind beliebige Nummern möglich. Bitte beachten Sie das Häkchen bei “Use Regex”.

2.2 Konfiguration unter Faxeinstellungen

Wurde die Funktion “MAIL TO FAX” unter den Kundendetails aktiviert, sind die gleichen Konfugurationen unter Faxeinstellungen möglich.

Kontrollieren Sie zuerst den Schalter “Active” [1]. Darunter können Sie den Geheimschlüssel eintragen (2). Falls Sie diesen zeitweilig erneuern möchten, tragen Sie die Zeitspanne (3a) ein und die Mailadresse (3b), die dazu informiert werden soll. Unabhängig davon muss Punkt [4], die ACL (Access Control List), definiert werden. Das sind die Mailadressen (ihrer Mitarbeiter), die dann Faxe versenden dürfen, z.B. *@netcologne.com.

2.3 Mail als Fax versenden

Mit diesen Einstellungen kann man nun E-Mails an den Faxserver senden, der diese dann als Fax verschickt.

Mit den o. a. Einstellungen sähe dann eine E-Mail, die ein PDF Dokument über die faxnebenstelle an eine Zielrufnummer faxt, so aus:

Vor dem Secret Key müssen Sie eine Leerzeile eingeben. Eine einfache Nachricht senden Sie bitte im “Nur Text”-Format, da html nicht akzeptiert wird. Sie können auch ein vorhandenes Text-Dokument faxen, wenn es im .pdf-Format gespeichert wurde.