Anrufmenü

Mit dem Anrufmenü werden Anrufer mit unterschiedlichen Sprachnachrichten ggf. auch zeitabhängig zu unterschiedlichen Zielen weitergeleitet, zum Beispiel innerhalb der Bürozeiten zum Sekretariat und außerhalb zu einer Ansage. Als Ziel können Sie an einzelne IP-Endgeräte, ganze Rufgruppen oder auf Handys weiterleiten. Auch können Sie Mailboxen und Ansagen als Ziel verwenden, um so allgemeine Anfragen wie die nach den Öffnungszeiten automatisch zu beantworten. Dadurch kann sich der Anrufer eigenständig zu unterschiedlichen Themen informieren, ohne dass sich ein Mitarbeiter darum kümmern muss, auch außerhalb Ihrer Bürozeiten - ein Gewinn für Sie und Ihre Anrufer.

Das Anrufmenü ist wie ein Wegweiser für Anrufer. Über eine Navigation verbinden sich die Anrufer eigenständig mit den zuständigen Abteilungen oder Mitarbeitern. Der Anrufer wählt dabei mit seinen Zifferntasten (DTMF) aus verschiedenen Auswahlmöglichkeiten und hört zum Beispiel:
“Wollen Sie einen Service-Mitarbeiter sprechen, wählen Sie bitte die 1.”
“Möchten Sie mit der Buchhaltung verbunden werden, wählen Sie bitte die 2.”

Bis zu 10 Auswahlschritte können eingesetzt werden und mit Weiterleitungen belegt werden.
Für den Fall, dass der Anrufer keine Auswahl trifft, kann ein Standardziel eingerichtet werden.
Als Ziel können sowohl interne Nebenstellen als auch eine oder mehrer Ansagen im .wav- oder .ogg-Format gespielt werden.
Wie Sie diese einrichten, erfahren Sie unter Soundset.

Die Einrichtung eines Anrufmenüs erfordert zum einen die Konfiguration der Auswahlmöglichkeiten, d.h. welche Nebenstellen werden unter welcher Auswahlziffer erreicht und zum anderen aus der Aktivierung über CallForward mit diversen Zusatz-Funktionen.

Konfiguration der Auswahlmöglichkeiten

Zuerst klicken Sie im Menü PBX-Konfiguration auf den Unterpunkt Anrufmenü [1] . Dann wählen Sie die Nebenstelle aus, für die Sie ein Anrufmenü zur Verfügung stellen möchten. Hier ist das zollstock:

Wenn Sie auf + EINTRAG HINZUFÜGEN [2] klicken, können Sie die Ziffer (0 bis 9 und default) auswählen, die dem Anrufer angeboten werden soll.
Unter Ziel tragen Sie die gewünschte Nebenstelle [3] ein und bestätigen mit SPEICHERN [4].
Damit ist Nebenstelle zugeordnet. Im Beispiel erreichen Sie also durch Wahl
der Ziffer 1 die Nebenstelle bruehl,
mit Ziffer 2 die Nebenstelle chorweiler und
mit Ziffer 3 die Nebenstelle kalk:

Mit dem Eintrag default legen Sie ein Standardziel fest. Dieses wird angesteuert, wenn der Anrufer nicht innerhalb von 5 Sekunden eine Auswahl trifft.

Aktivierung des Anrufmenüs

Das Anrufmenü wird mittels Rufumleitung aktiviert. Wählen Sie zunächst über das Menü PBX-Konfiguration -> Nebenstellen die entsprechende Nebenstelle aus (hier: Testnummer) und klicken dort auf den Reiter RUFUMLEITUNGEN. Nun wählen Sie + RUFUMLEITUNG HINZUFÜGEN und dann Ständig.

Anschließend klicken Sie rechts auf die drei grünen Punkte (roter Pfeil) und wählen Weiterleitung an das Anrufmenü aus:

Um direkt auf das Anrufmenü umzuleiten, sollten sie den mittleren Eintrag Weitergeleitet zu 📞 Nummer löschen. Dafür rechts auf die drei grünen Punkte klicken, Entfernen auswählen und die Frage “Ziel löschen?” mit OK bestätigen.

Damit haben Sie die Rufumleitung zum Anrufmenü erfolgreich eingerichtet.