Fax
Mit Ihrer Cloud PBX können Sie sich das klassische Faxgerät sparen. Die Faxfunktion ermöglicht den Versand von digitalen Faxen gleichermaßen wie deren Empfang. Neben einer E-Mail-Adresse brauchen Sie lediglich eine Nebenstelle mit Faxnummer. In unserem Beispiel lautet sie TESTNUMMER.
1. FAX TO MAIL UND SENDFAX
1.1 Faxservice einrichten
Haben Sie die Faxeinstellungen gewählt, klicken Sie auf +ZIELRUFNUMMER HINZUFÜGEN (1), geben die Ziel-E-Mail-Adresse (2) und den gewünschten Dateityp (3) an (hier: pdf), in dem das Fax als E-Mail gesendet werden soll. Unter Punkt (4) aktivieren Sie die E-Mail-Zustellung für ein- und ausgehende Faxe sowie für den Sendebericht. Danach bestätigen Sie mit ✓ ZIEL ERSTELLEN (5).
💡 Wichtig: Aktiveren Sie die Faxfunktion (rot umrandet) und beachten den nächsten Punkt Faxempfang durch Rufumleitung.
1.2 Faxempfang durch Rufumleitung
Damit die Nebenstelle nun Faxe empfangen und als E-Mail weiterleiten kann, klicken Sie bitte bei Anrufeinstellungen auf Rufumleitung (1) und dort auf + RUFUMLEITUNG HINZUFÜGEN (2). Danach legen Sie Bedingungen fest, wann die Weiterleitung erfolgen soll. Falls dies IMMER der Fall sein soll, wählen Sie “Ständig” (3a) und “Wenn nicht verfügbar” (3b). Letzte Bedingung greift, falls die Nebenstelle nicht registriert ist. Eine weitere Bedingung wäre Wenn besetzt. Anschließend klicken Sie rechst auf die drei kleinen Punkte (4a bzw. 4b) und wählen im sich öffnenden Menü den rotumrandeten Punkt “Zu Fax2Mail weiterleiten” (5).
Die überflüssige Zeile “Weitergeleitet zu Nummer” können Sie einfach entfernen.
Danach sollte die “Fax2Mail-Rufumleitung” so aussehen:
1.3 Faxe versenden
Auch für den Versand von Faxen ist es erforderlich, im Menüpunkt Faxeinstellungen die Funktion zu aktivieren (1). Klicken Sie anschließend auf das Tastatursymbol (2) und den dann erscheinenden Sende-Fax-Button. Im neuen Menü Sende Fax tragen Sie bitte die Faxnummer (3) ein und wählen für die zu übertragenden Informationen die Qualität aus (4). Wichtig ist im Feld Seitenkopf die Eingabe der Fax- oder Absenderkennung (5). Viele Fax-Empfänger blockieren Faxe, die überhaupt keine Absender-Kennung besitzen aus Angst vor unerwünschter Fax-Werbung.
Bei Inhalt (6) können Sie Ihre Nachricht in Textform eingeben. Darunter besteht die Möglichkeit eine Datei auszuwählen (7), die dann als Fax übertragen wird. Sind alle Angaben gemacht, klicken Sie abschließend auf SENDEN (8).
1.4 Konversationen
Im Menuüpunkt Konversationen können Sie sehen, welche Faxe Sie versendet bzw. erhalten haben. Mit Filtern können Sie den Zeitraum eingrenzen. Außerdem besteht hier die Möglichkeit, die Faxe herunterladen.
1.5 Fax-Konfiguration als Administrator
Wenn Sie als Administrator eingeloggt sind, können Sie jede Ihrer Nebenstellen individuell konfigurieren (ohne sich als diese anzumelden). Klicken Sie dafür im Menü PBX-Konfiguration den Unterpunkt Nebenstellen (1) und wählen die entsprechende aus:
Im Reiter FAX TO MAIL UND SENDFAX können Sie die gleichen Punkte konfigurieren, wie unter den Faxeinstellungen: +ZIELRUFNUMMER HINZUFÜGEN (1), Ziel-E-Mail-Adresse (2) eingeben und den Dateityp (3), in dem das Fax als E-Mail gesendet werden soll, auswählen. Unter Punkt (4) aktivieren Sie die E-Mail-Zustellung für ein- und ausgehende Faxe sowie für den Sendebericht. Der Abschluss erfolgt mit ✓ ZIEL ERSTELLEN (5).
💡 Wichtig: Aktiveren Sie auch hier die Faxfunktion (rot umrandet) und beachten den Punkt Faxempfang durch Rufumleitung.
2. Mail To Fax
Mit dieser Funktion können E-Mails als Fax versendet werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, setzen Sie sich bitte NetCologne in Verbindung. Die Kollegen übernehmen dann die Aktivierung.
2.1 Konfiguration unter Faxeinstellungen
Wurde die Funktion MAIL TO FAX aktiviert, sind verschiedene Konfigurationen möglich. Wenn Sie als Admin angemeldet sind, wählen Sie im Menue PBX-Konfiguration -> Nebenstellen (hier: Brühl) und klicken dann auf den Reiter MAIL TO FAX.
Sind Sie unter der Nebenstelle (hier: TIMS) eingeloggt, wählen Sie den Menuepunkt Faxeinstellungen und dort den Reiter MAIL TO FAX.
Kontrollieren Sie zuerst den Schalter “Aktiv” [1].
Darunter aktivieren Sie einen Geheimschlüssel (aktuell ist dieser mandatory!) mit Eingabe von 1_2_3_4_5_6 [2]
Falls Sie den Geheimschlüssel zeitweilig erneuern möchten, wählen Sie aus “täglich, wöchentlich oder monatlich” den Zeitraum [3a] aus und tragen die Mailadresse [3b] ein, die darüber informiert werden soll.
Unabhängig davon muss Punkt [4], die Zugriffssteuerungsliste (ACL=Access Control List), definiert werden. Klicken Sie dafür auf + ACL HINZUFÜGEN und tragen folgende Berechtigungen zum Faxversandt ein:
Absender-E-Mail-Adresse Das sind die einer oder mehreren E-Mailadressen (ihrer Mitarbeiter), die dann Faxe versenden dürfen,
Empfangen von IP Das ist die IP-Adresse (oder der IP-Adress-Bereich) des oder der Absender.
Ziel Hier werden zulässige Zielrufnummern eingetragen.
Bei beiden können Regular Expressions verwendet werden. Mit der Zeichenkombination ”.*” sind beliebige Nummern möglich.
Abschließend den Punkt “RegExp verwenden” aktivieren.
2.2 Mail als Fax versenden
Mit diesen Einstellungen kann man nun E-Mails an den Faxserver senden, der diese dann als Fax verschickt.
Mit den o. a. Einstellungen sähe dann eine E-Mail, die ein PDF Dokument über die faxnebenstelle an eine Zielrufnummer faxt, so aus:
Vor dem Secret Key müssen Sie eine Leerzeile eingeben. Eine einfache Nachricht senden Sie bitte im “Nur Text”-Format, da html nicht akzeptiert wird. Sie können auch ein vorhandenes Text-Dokument faxen, wenn es im .pdf-Format gespeichert wurde.