Rufumleitungen

Mit der Cloud PBX können Sie Ihre Verfügbarkeit für eingehendene Anrufe automatisch erhöhen, indem sie diese an andere Ziele weiterleiten. Nutzen Sie dazu die Funktion Rufumleitung(en). Diese können Sie für jede Nebenstelle/Rufnummer oder Gruppe individuell einstellen. Dies ist auf mehreren Wegen möglich:

1. Einrichtung in der Cloud PBX über das Web-Interface (Admin)

Um eine Rufumleitung einzurichten, wählt der Admin innerhalb der PBX-Konfiguration den Unterpunk Nebenstelle [1] oder Gruppe [2] und trifft dort seine Auswahl - hier Nebenstelle kalk. Dann klickt er auf den Reiter Rufumleitungen (roter Pfeil):

2. Einrichtung in der Cloud PBX über das Web-Interface (Anwender)

Klicken Sie im Menü der Nebenstelle (hier Kalk) auf den Punkt Anrufeinstellungen und dann auf Rufumleitung (roter Pfeil)

RUFUMLEITUNG

Nun + RUFUMLEITUNG HINZUFÜGEN klicken und den Status der Nebenstelle auswählen, bei dem die Rufumleitung erfolgen soll:
Ständig, Wenn nicht verfügbar (Nebenstelle ist nicht registrtiert) oder Wenn besetzt:

Anschließend können Sie noch eine weitere Bedingung, die sich auf den Anrufer, ein Datum oder einen bestimmten Zeitraum bezieht, hinzufügen. Bei Anruf von können Sie entweder eine Nummernliste oder einzelne Rufnummern eingeben, für die diese Rufumleitung erfolgen soll (Whitelist-Funktion). Möchten Sie bestimmte Rufnummern ausschließen und alle anderen Anrufer sollen umgeleitet werden, verwenden Sie das Feld Anruf nicht von.

Sie können auch eine zeitliche Bedingung wie ein Datum oder einen Zeitraum definieren, an/in dem ankommende Rufe umgeleitet werden sollen.

Auch Bürozeiten sind möglich.

Ziele der Rufumleitung

Im Standardfall wird an eine einzutragende Rufnummer umgeleitet. Durch Klick auf das Drei-Punkte-Symbol (roter Pfeil) öffnet sich das Menü mit sämtlichen Möglichkeiten der Rufumleitung:

In diesem Beispiel erfolgt die Rufumleitung, wenn die Nebenstelle “nicht verfügbar” und Samstag oder Sonntag ist.

Die angeführten Möglichkeiten sind weitgehend selbsterklärend:
* An Rufnummer weiterleiten - Weiterleitung zu einer konkreten Rufnummer, die so eingetragen wird, wie man sie wählen würde, d.h. mit “0”, fall eine “Amtsholung” erforderlich ist.
* An Anrufbeantworter weiterleiten - Der Anrufer erhält eine Ansage und kann dem Empfänger eine Audionachricht hinterlassen.
* Zu Konferenz weiterleiten - Wird hierhin weitergeleitet, werden die Anrufer in einer Konferenz zusammengeschaltet, um gleichzeitig mit drei, vier oder mehr Personen sprechen zu können.
* Zu Fax2Mail weiterleiten - Eine Nebenstelle wird als Fax genutzt und ankommende Calls (besser: Faxe) werden dorthin geleitet und als E-Mail ausgegeben. Sehen Sie hierzu auch FAX.
* Weiterleiten an Geschäftsführungssekretariat
* Weiterleiten zur individuellen Ansage - Hier kann auf eine individuelle kundenspezifische Ansage weitergeleitet werden.
* Weiterleitung an das Anrufmenü (engl: Auto Attendant) - Anrufer werden zu einem Anrufmenü weitergeleitet, das die Funktion einer automatische Telefonzentrale übernimmt. Die Details stehen unter Anrufmenü.
* Weiterleitung zur Bürostundenansage - Hier bekommen Anrufer die Geschäfts-/Öffnungszeiten mitgeteilt, d.h. es sollte immer außerhalb dieser Zeiten dorthin weitergeleitet werden.
* Weiterleitung an Calling Card
* Weiterleiten zu Call Through
* Weiterleitung an lokalen Teilnehmer

Am Ende gibt es noch je einen Schalter zum Deaktivieren und Entfernen/Löschen der Rufumleitung.

Beliebte Anwendungen sind die Weiterleitung zu einer (bestimmmten) Rufnummer, zu einem Anrufbeantworter, an das Anrufmenü oder zur Bürostundenansage. Sehr oft wird auch die Hauptnummer selbst ausgewählt und eine Umleitung zu einer weiteren Nummer eingerichtet. Dabei kann die Klingelzeit vorm Umleiten gesetzt werden.

Auch ist es möglich eine weitere Umleitung (hier zum Anrufbeantworter) hinzuzufüngen. Hat man sich “verklickt” kann man die Fehlkonfiguration mit den drei Punkten rechts (unten) entfernen.

Rufumleitung Beispiel

Denkbar ist, dass es zu Bürozeiten erst bei einer Nebenstelle oder Gruppe kurz klingelt (hier: 5 Sekunden) und dann die Umleitung zu einem Anrufbeantworter erfolgt, wo der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann. In der anderen Zeit wird (nach kurzem Klingeln) zu einer Ansage mit den Bürozeiten umgeleitet:

Besonderheit: Rufumleitung in der PBX-Gruppe

Standardmäßig werden Rufumleitungen beim Anrufen einer Gruppe ignoriert. Die entsprechende Kundeneinstellung befindet sich für den Admin unter PBX-Konfiguration -> Kundenpräferenzen:

Wenn Sie dennoch eine Rufumleitung bei einer Nebenstelle/Gruppe einrichten möchten, können Sie hier die Funktion ausklicken (Schaltknopf nach links -> wird weiß).

Soll die Rufumleitung aber bei einer bestimmten Nebenstelle dennoch ignoriert werden, so kann man diese auswählen und ihre Einstellungen anpassen.

Dafür einfach bei Anrufweiterleitung bei Anrufen … ignorieren den Schiebeschalter aktivieren (nach rechts -> wird grün):

Ist bei der Nebenstelle/Gruppe der Schalter zum Ignorieren der Rufumleitung deaktiviert, greift die übergeordnete Einstellung des Kunden (s.o. Kundenpräferenzen).

3. Einrichtung in der Cloud PBX über das Endgerät (Anwender)

Die einzelnen Call Forward Typen können durch Eingabe der einzelnen Feature Codes direkt am Endgerät aktiviert werden:

Call Forward Unconditional: Einrichtung der generellen Rufumleitung durch Wahl von *72*Zielrufnummer (inkl. Amtsholung) – Deaktivierung durch Wahl von #72.

Call Forward on Busy: Einrichtung der Rufumleitung bei Besetzt durch Wahl von *90*Zielrufnummer (inkl. Amtsholung) – Deaktivierung durch Wahl von #90.

Call Forward on Timeout: Einrichtung der Rufumleitung nach Zeit durch Wahl von *92*30*Zielrunfummer (hier also nach 30 Sekunden) – Deaktivierung durch Wahl von #92.

Call Forward on Not Available: Einrichtung der Rufumleitung bei „Nicht Registriert“ durch Wahl von *93*Zielrufnummer - Deaktivierung durch Wahl von #93.

Die Deaktivierung aller eingerichteten Anrufweiterschaltungen erfolgt über den Feature Code #96.

4. Besonderheit: Einrichtung der Rufumleitung im Endgerät (Anwender)

Viele Endgeräte bieten in ihren Menüs ebenfalls die Möglichkeit eine Rufumleitung einzurichten und per Tastendruck zu aktivieren. Z.B. bei Yeahlink wählen Sie dafür den Menüpunkt Leistungsmerkmale:

Tippen Sie anschließend auf Weiterleitung und wälen Sie die gewünschte Art der Rufumleitung:
Immer weiterleiten - Eingehende Anrufe werden umgehend umgeleitet.
Weiterleiten bei besetzt - Eingehende Anrufe werden umgeleitet, wenn die Leitung besetzt ist.
Bei Abwesenheit - Eingehende Anrufe werden umgeleitet, falls sie innerhalb einer bestimmten Zeit nicht entgegengenommen werden.

Geben Sie anschließend die Zielnummer ein, auf die Sie umleiten möchten und tippen im Bildschirm auf Speichern/Save, um die Änderungen zu übernehmen.

⚠️Wichtig:
Die hier beschriebene Rufumleitung ist nur im Endgerät konfuguriert und auch nur hier zu aktivieren bzw. deaktivieren. Die Einstellungen Ihrer Cloud PBX bleiben davon unberührt.